利便性の高い自炊代行！自炊代行を利用するメリットを知ろう！

書類や書籍のスキャンに関して、自分で行うのか自炊代行依頼するのか、どちらにしようか悩んでおられる方もいますよね。ここでは、自炊代行を依頼するメリット、また、便利で有効的な活用シーンについてご紹介します。自炊代行の利用を検討している方は、是非、こちらを色々参考にしてみて下さいね。

自炊代行のメリットとは？

コスト削減に繫がる

自炊代行業者に自炊を依頼することで、実は、人件費削減や社内スペース確保など、色々と今までかかっていたコストを削減することできます。また、例えば自分達で自炊を行う場合は、社内にある多くの書類を収集する作業から行う必要がありますよね。そして、その後書類の自炊を行って電子データに整頓するとなると、自炊する書類の分量によっては数日間作業に費やすことになります。それだけでも多くの人件費を割くことになりますよね。
その点、自炊代行業者に自炊を依頼すれば、素人の自分達が自炊を行うより効率的に自炊作業が進んでいきます。なので、人件費よりも経済的に依頼することができるのです。また、今までは多くの書類を全て保管する為に、社内で設けていた保管スペースは別用途として活用していくことができるようになるので場所代削減にも繋がります。

検索性・携帯性がアップする

自炊代行業者に自炊を全て任せることで、自分達で自炊を行うより正確に自炊でき、また、自炊の専門家なので、デジタル化したデータファイルのタイトル付けなども業者が行ってくれます。デジタル化されたデータと言うのは、PCからファイルタイトルやデータ内容に含まれている文章で、すぐ必要なデータを検索することができ、時間をかけずに簡単に目的書類を閲覧できます。さらに、自炊したデータでは、テキストデータを画像に埋め込むことによって画像検索も可能です。他にも、端末内や社内クラウドでデータを保存しておくことで社外参照もでき、必要書類の携帯が不要になり負担軽減にも繋がります。

大判書類にも対応可能になっている

例えば、大判サイズのポスターや図面になると、一般の複合機では対応不可なものがありますよね。しかし、それを自炊したい場合もあると思います。そんな時にも自炊代行業者を利用することで、サイズの大きい書類の自炊対応することが可能です。実際の自炊代行業者大判書類をどのように自炊しているかですが、幾つか書類を裁断して自炊するやり方と、大型の業務用スキャナー機材を用いて裁断せずに自炊するやり方、この2つが方法として挙げられます。また、書類を裁断せずに自炊する方法では、対応することが可能な業者と言うのが限定されているので、依頼する前に確認しておくことが大切です。

自炊代行の便利な活用シーンとは？

① 営業編

常に必要書類を携帯して持ち歩くことができる

会社にある必要書類が鞄の中に全て収めることができたら、とても助かることは多いですよね。それを可能にしたのが自炊です。タブレット端末にデジタル化されたデータが入っているので、必要な情報を十分に携帯することができます。なので、今までの場合であれば、「書類や本などを忘れてしまった…！」と言うようなトラブルも、全てタブレット端末にデータがあるので安心です。また、出先で必要な情報を得る場合も、普段であれば会社に確認の連絡を取って情報を得るのが通常でしたが、デジタル化されている情報であれば情報を自分で簡単に得ることができます。

商談のチャンスを逃さない

例えば、クライアントとの会話から商談の機会が突然巡ってくることもあります。そんな時、パンフレットや説明資料が手元にあればプレゼンを直ぐ始められますよね。しかし、持ち合わせがなければ、その機会を逃してしまうことになります。こんな時も、タブレット端末に全ての情報を保管しているので、デジタル資料を見せながら商談を行うこともできます。また、タブレット端末を利用したプレゼンで、興味・関心を持って頂けた顧客様へ紙媒体の資料を渡すようにすれば、印刷コストに関しても削減に繫がります。

商品・サービス知識が深まるようになる

デジタル化されたデータを常にタブレット端末で携帯できるので、いつでもデータを閲覧する機会も増えるきっかけになるので、今まで以上に自社商品やサービスの知識を深めていくことができます。何気なく眺めているだけでも新ビジネスへのヒントが生まれるきっかけになったり、特性に合わせた電子カタログ作成ができたり、PDFファイルの機能を駆使して、使い勝手を向上させることも可能です。

② 技術者編

情報を探し回らなくて済むようになる

技術者の仕事では、過去の仕様書や文献などから情報を探し出すことがあったり、大量の書庫やファイルから書類を探し出したり、その作業はとても大変ですよね。また、そこから記憶を辿って必要なページを見つけると言うのは至難の業です。しかし、デジタル化して保存しておくことができれば、わざわざ毎回書類を探し回る必要は無く、書類をタブレット端末で閲覧することができれば印刷も不要です。また、情報紛失も無いので、必要な時に必要な資料を見ることができると言う利便性があります。

自社専用の検索エンジンコンテンツになる

書類のデジタル化でOCR処理が行われていると、PDFファイルが自社専用の検索エンジンコンテンツになります。そうすると、瞬時に必要なキーワードを探し出すことができ、手間が大きく省かれるので研究に専念することができます。

定期刊行物をデジタル化できる

定期刊行物と言うのは、毎月増えていくので少しずつスペースを圧迫しますよね。なので、こうした物も自炊でデジタル化してコンパクトにまとめることができます。刊行物をOCR処理しておけば、研究開発の際にも活かせますよね。

③ スペース確保とデータのバックアップ編

オフィススペースを有効活用できる

オフィスと言うのは、見渡してみると多くの紙媒体の書類がありますよね。オフィススペースの圧迫の原因はこうした書類なので、オフィススペース確保の為には自炊でデジタル化が便利です。デジタル化したことによって生まれた空スペースは、また別用途で活用することを可能にします。もちろん、今より使い勝手が良い省スペースのオフィスへ引っ越すこともでき、コスト削減やオフィス環境の改善と言う面において、デジタル化は貢献することができます。

リスク対策に繫がる

紙媒体の書類バックアップでは、保管する為には同等のスペース確保が必要ですよね。しかし、全ての情報がデジタル化すれば、物理的なスペースに関しては省スペースになります。また、バックアップしておくのも一つの方法で、同じファイルをバックアップとして持っていれば万が一の時にも安心です。

④ セキュリティー編

書類や書籍と一言で言っても、その中には重要な機密情報もあります。このように、重要なデータを皆さんはどう管理しているでしょうか？しっかり情報が漏れないように保管することは、セキュリティー上でも効果的です。ですが、何時、誰が、どの程度閲覧したかなど、履歴を残すことはできません。デジタル化した場合も万全な対策と言うことではないですが、何時、誰が、閲覧したのか、記録を残すことができます。なので、未然に情報流出防止になり、社内情報共有システムを見直しや、既存システム保管も可能です。